Na hora de adquirir um UPS (fonte de alimentação ininterrupta, também conhecida como Nobreak) o preço acaba ainda sendo fator decisivo. Pouco se leva em conta qual será a aplicação à qual se destinará o produto (Data Center, indústria, infraestrutura, etc). Isso é um erro. Afinal, um nobreak desta potência se destina à proteção elétrica, bem como ao aumento de disponibilidade de aplicações – que normalmente são críticas e que estão diretamente ligadas ao core business de uma empresa.
Geralmente, as companhias planejam e aprovam previamente um CAPEX (despesas de capital) para este tipo de aquisição baseado no próprio custo de indisponibilidade de sua aplicação por minutos, horas ou dias. Nestes casos, não são raras as vezes em que o retorno de investimento tem um prazo extremamente curto, quando identificado o custo direto de indisponibilidade da aplicação.
Mas afinal, o que de fato é importante para a tomada de decisão? Quais fatores são diretamente relacionados ao custo de compra e operação? Quem são os possíveis fornecedores e o que está por trás de suas propostas elaboradas com preços unitários e totais, forma de pagamento, prazo de entrega, frete e etc? Confira as dicas abaixo e saiba como fazer a escolha certa:
1 – Eficiência do Produto: Cada ponto percentual na curva de eficiência que um UPS apresenta de ganho sobre o outro representa uma redução direta no custo de operação do produto durante o seu tempo de vida útil. Quanto maior a efetividade, menor o custo de energia elétrica necessária para um equipamento, que se destina a operar 7×24, durante os 365 dias do ano, consumindo energia de suas instalações por cerca de 15 a 20 anos (tempo estimado da vida útil). Neste caso é fundamental a comparação, calculando o custo do KW Mensal x Eficiência do produto e multiplicado pelos anos de operação. Assim será possível garantir que, ao longo do tempo, a opção escolhida tenha o menor TCO (custo total da posse).
2 – Eficiência da Solução: É comum em aplicações desta potência que o projeto tenha nível de redundância e que aumente a disponibilidade da aplicação, em caso de eventuais falhas. Um exemplo clássico é a instalação na configuração paralelo/redundante. Neste caso, automaticamente, a carga é dividida entre dois UPSs de mesma potência, que passarão a operar com no máximo 50% de sua capacidade individualmente. Sendo assim, não deixe de consultar a curva de eficiência x nível de carga, para garantir que tenha economia no consumo elétrico, independente da carga aplicada. Você poderá constatar que existem várias “pegadinhas”, que podem ser evitadas se solicitadas as informações de forma correta e direta aos proponentes.
3 – Eficiência na Infraestrutura: Um comparativo detalhado sobre a infraestrutura necessária para operação do produto/solução também é importante. Custos elétricos relacionados à refrigeração do ambiente designado à instalação têm o mesmo perfil de utilização 7×24 durante os 365 dias do ano e devem ser considerados nas análises de TCO. Outro ponto importante é a avaliação do espaço físico necessário para instalação do produto/solução. Solicite um layout detalhado com a correta distribuição dos componentes no ambiente, considerando espaços para manutenção e ventilação recomendados pelo fornecedor. Lembre-se que este mesmo espaço físico poderia ser utilizado para o core business de sua empresa e, quanto menor o ambiente, mais espaço você terá disponível para gerar receita.
4 – Serviços de Startup: Os valores referentes aos serviços de startup (ativação) também podem variar de fornecedor para fornecedor. É fundamental estabelecer se será necessário aceite em fábrica e em campo, se estes testes serão em horário comercial ou não e se após a ativação, serão necessários treinamentos operacionais e acompanhamento de comissionamento. Dedicar um tempo para descrever o escopo de fornecimento de serviços, adicionalmente às especificações técnicas dos produtos, permitirá que sejam comparados escopos de fornecimentos iguais, fazendo com que a “regra do jogo” seja a mesma para todos.
5 – Contrato de Manutenção: Novamente, por se tratar da aquisição de um bem durável, que necessita de serviços durante o tempo de vida útil, é recomendável fazer a comparação dos custos de OPEX entre os possíveis proponentes para garantir que, ao longo do tempo, a opção escolhida tenha o menor TCO. Defina o SLA (tempo de resposta), número de manutenções preventivas e preditivas ao ano, com e sem paradas. Esses são pontos importantes e fundamentais para isonomia do processo.
6 – Estrutura Técnica: outro ponto fundamental que deve ser avaliado durante o período de definição do proponente é a estrutura técnica. Entender se o fornecedor trabalha com equipe técnica própria ou terceirizada permite ao comprador uma correta análise sobre o valor real de serviços ao longo da vida útil do produto. Um fornecedor com mão de obra própria normalmente tem um custo maior, no entanto, o valor agregado de contar com as informações da fábrica, por meio de boletins técnicos, e upgrades de hardware e firmware, além da garantia de realização de treinamentos frequentes do corpo técnico, reduzem a maior causa de queda de cargas, que é o erro humano. Durante o processo de tomada de decisão/compra é recomendável dedicar um tempo para conhecer a estrutura técnica dos possíveis fornecedores, bem como seus laboratórios, número de técnicos e estrutura geral de pós-venda – o que reduz consideravelmente possíveis surpresas pós-aquisição.
7 – Estrutura Financeira e Jurídica: Existem inúmeras empresas que possuem o direito de representação de uma marca ou produto na região de atuação. Entender detalhadamente quem é o seu fornecedor, quanto tempo de atuação ele tem e qual é sua saúde financeira, são informações importantes para definição do processo decisório. Da mesma forma, os termos e condições de fornecimento formalizados por meio de um contrato jurídico devem ser previamente acordados entre as partes. Fornecedores que aceitam 100% dos termos pré-estabelecidos pelo comprador normalmente não têm nenhuma noção sobre as responsabilidades assumidas. Um fornecedor que dedica parte do tempo, durante o período de negociação, para aprovação das condições contratuais, normalmente dispõe de uma estrutura financeira ou uma apólice de seguros, que garanta em caso de um eventual sinistro, que tudo que foi contratualmente acordado entre as partes será devidamente cumprido.
8 – Base Instalada: Também é importante uma pesquisa prévia junto à base de clientes, que poderão compartilhar os pontos fortes e fracos do possível fornecedor. Solicite uma relação de clientes e procure fazer contato com pelo menos três deles, para ter uma correta leitura de como será o relacionamento pós-aquisição. Vale questionar situações como qual é o comportamento do fornecedor em caso de problemas ou ainda se todos os compromissos foram mantidos, durante a vida útil do produto.
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